Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều, kinh tế kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Bằng cách nào mà Nhật Bản nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính?
Một phần không thể phủ nhận chính nhờ những bí quyết làm việc có một không hai, giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới.
Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.
Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của họ.
Quy tắc Horenso là gì và nó được áp dụng ra sao?
HoRenSo là từ viết tắt của Hokoku – báo cáo; Renraku: liên lạc; và Sodan – hỏi ý kiến.
Trong công việc, cấp dưới phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, thường xuyên trao đổi và bàn bạc với đồng nghiệp. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.
Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.
Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Trong mô hình của Horenso, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Thời điểm báo cáo:
Với những công việc dài hạn, bạn nên báo cáo tiến độ trong quá trình thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì hoặc tìm thấy một phương pháp mới để cải tiến công việc thì cũng phải báo cáo.
Phương pháp báo cáo tốt:
Định kỳ, chính xác, đầy đủ.
Tin xấu báo trước.
Văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.
Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích.
Có đưa ra giải pháp.
Trong trường hợp khẩn cấp, ta có thể báo cáo bằng miệng.
Nếu nội dung phức tạp khó hiểu, ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu.
Phương pháp báo cáo không tốt:
Ngẫu hứng, thiếu chính xác
Ít thông tin
Văn phong thiếu tôn trọng
Chỉ hỏi và tham khảo
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì bạn phải làm sao?
XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp liên lạc tốt:
Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết.
Đối với việc cần thông báo với nhiều người: có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.
Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau…thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
Phương pháp liên lạc không tốt:
Truyền đạt dài dòng, khó hiểu.
Nói về những việc không liên quan tới công việc hiện tại.
Mất quá nhiều thời gian (bạn nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian cho phù hợp).
Liên lạc quá chậm hoặc ngẫu hứng.
3. SODAN: BÀN BẠC
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Cách bàn bạc tốt:
Bao gồm nhiều cá tính, phong cách.
Ghi nhận các ý kiến.
Khuyến khích mọi người nói.
Có mục đích rõ ràng.
Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định.
Cách bàn bạc không tốt:
Bao gồm những người có quan điểm và cách làm giống nhau.
Không ghi nhận ý kiến của nhau.
Bác bỏ ngay lập tức.
Không ai biết mục đích bàn bạc.
Không ra quyết định cuối cùng.
Mỗi người làm một hướng.
Theo cafebiz.vn
